Chi ha Partita IVA si può essere trovato talvolta nella situazione di dover gestire una nota di variazione: elemento ormai fondamentale e ordinario all’interno della quotidianità di un libero professionista o di un’azienda.

Si tratta di un processo che viene eseguito nell’eventualità di dover intervenire con modifiche successive, rispetto al rilascio della fattura, per correggere un importo errato, che sia in difetto o in eccesso.

Quando si parla di note di variazione, quindi, si fa riferimento principalmente a due tipologie: la nota di debito, che rappresenta un aumento dell’imponibile, e la nota di credito, che invece implica una riduzione.

In particolare, tali variazioni possono essere necessarie per correggere errori nell’identificazione dell’imponibile o dell’imposta, o possono derivare da eventi successivi che impattano sulla determinazione del debito fiscale.

In questo articolo approfondiamo in dettaglio cosa sono e come fare nota di credito o di debito, offrendo consigli utili su come gestire efficacemente questi processi nel rispetto delle normative vigenti.

Cosa sono le note di variazione

Le note di variazione rappresentano uno strumento che consente ai contribuenti di adattare e correggere eventuali discrepanze nell’imponibile o nell’imposta successivamente all’emissione delle fatture.

Queste modifiche possono essere necessarie per una serie di motivi, tra cui nuovi accordi tra le parti, clausole precedentemente previste, cambiamenti normativi o errori di fatturazione.

L’articolo 26 del DPR 633/72, il Testo Unico IVA, stabilisce le regole e le modalità per effettuare queste variazioni, distinguendo tra note di credito e note di debito a seconda se la differenza sia in aumento o in diminuzione.

È essenziale che tali modifiche rispettino gli stessi requisiti delle fatture originali e siano emesse facendo riferimento a quella collegata per la differenza dell’importo oggetto di modifica.

Cos’è nello specifico la nota di credito

La nota di credito rappresenta un importante strumento nell’ambito delle pratiche fiscali aziendali, consentendo ai contribuenti di rettificare variazioni in diminuzione rispetto alle operazioni precedentemente fatturate.

Il suo scopo principale è il recupero, parziale o totale, dell’IVA esposta e versata all’erario in seguito a una riduzione dell’imponibile o al venir meno dell’intera operazione.

Le situazioni che richiedono la sua emissione sono diverse e includono resi, errori di fatturazione, concessione di sconti, abbuoni o premi.

Sono sempre le normative del DPR 633/72 che stabiliscono le modalità e i limiti temporali per emettere suddetto documento, distinguendo tra variazioni derivanti da cause previste negli accordi originali, variazioni dovute a accordi successivi tra le parti o errori di fatturazione.

È importante osservare che, anche se la nota di credito può essere emessa senza limitazioni temporali in alcune situazioni, il diritto alla detrazione dell’IVA deve essere esercitato entro l’anno relativo al verificarsi del presupposto per la variazione.

Di cosa si tratta la nota di debito

La nota di debito, a differenza di quella di credito, interviene invece quando si verifica un aumento dell’importo dell’operazione precedentemente fatturata.

Questo documento è obbligatorio e senza limitazioni temporali, evidenziando un maggior debito verso l’Erario derivante da un aumento dell’imponibile o dell’imposta. L’emissione comporta l’integrazione della fattura originaria con i dati sostanziali, inclusa l’IVA aggiuntiva dovuta.

Bisogna prestare molto attenzione a questo caso, in quanto se la nota di debito viene emessa oltre il termine di emissione della fattura originaria a causa di un errore di fatturazione, possono essere applicate sanzioni e interessi sull’importo dell’imposta non correttamente versata.

In che modo possono essere stilate le note di variazione

Stilare correttamente le note di variazione, sia esse di credito o di debito, è fondamentale per garantire la precisione e la conformità dei documenti fiscali, soprattutto per mantenere saldi i rapporti con i clienti o collaboratori e per evitare sanzioni amministrative.

Innanzitutto, quindi, è importante identificare chiaramente il documento come nota di credito o di debito e includere la data e il numero del documento. Sono essenziali anche i dati dell’emittente e del destinatario, inclusa la partita IVA, oltre alla motivazione per cui il documento viene emesso.

È fondamentale fare riferimento alla fattura da rettificare, specificando il numero e la data di emissione, e indicare l’importo da stornare. Inoltre, se si tratta di una nota elettronica, è necessario includere ulteriori informazioni richieste dal sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, come:

• i dati dell’emittente e del destinatario;
• la somma di imponibile e imposta o la natura dell’operazione;
• i riferimenti della fattura errata
• il codice TD04 per identificare il documento.

Non è poi da sottovalutare il pericolo di commettere errori anche all’interno della nota di variazione, e in questi casi è fondamentale correggere tempestivamente.

In caso di nota di credito errata, la soluzione più adeguata è stornarla attraverso l’emissione di una nota di debito che riporti un importo pari alla nota di credito errata, indicando chiaramente le ragioni che hanno portato alla sua emissione.

Successivamente, sarà possibile procedere con l’emissione di una nuova nota di credito corretta. In questo modo, si assicura la correttezza e la trasparenza dei documenti fiscali, evitando sanzioni e interessi derivanti da errori di compilazione.

Data la complessità del processo, è consigliabile utilizzare strumenti appropriati come software di fatturazione elettronica, che semplificano il tutto e che inviano in automatico la nota al sistema di interscambio. 

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